สำหรับผู้ที่เริ่มใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการทำบัญชี ปัญหาที่พบบ่อยๆ คือการออกแบบรหัสสินค้า ตอนแรกก็ใช้งานได้ แต่พอไปอีกสักระยะ กลายเป็นว่ารหัสที่คิดไว้ดันไม่รองรับกับชนิดสินค้าที่เพิ่มขึ้น หรือ ออกแบบไว้มั่วๆ พอใช้ไปกลับกลายเป็นเรื่อง “ปวดหัว”
การจะเอารหัสบาร์โค้ดที่มากับสินค้ามาใช้ ก็เป็นเรื่องที่ง่าย เพราะไม่ต้องมาออกแบบเอง แต่พอจะดูสินค้าเป็นกลุ่มๆ ก็จะแยกไม่ได้ เพราะรหัสบาร์โค้ดไม่ได้ถูกออกแบบไว้สำหรับกิจการของเรา เป็นรหัสที่ทางผู้ขายออกแบบมาสำหรับสินค้าของเขาเท่านั้น และในที่สุดเราจะต้องมาออกแบบรหัสสินค้าไว้ใช้เอง เพื่อใช้บริหารจัดการสำหรับธุรกิจของเรา
ลักษณะของรหัสสินค้าที่ดี
1. แสดงคุณสมบัติของสินค้าได้ เช่น แหล่งที่มา ขนาด หรือลักษณะของสินค้า
2. รองรับสินค้าที่จะเพิ่มเติมในอนาคตได้อย่างเพียงพอ
3. แยกกลุ่มของสินค้าได้ตามลำดับความสำคัญของสินค้าที่กิจการจำหน่ายอยู่
มาเริ่มต้นออกแบบกัน
1. คุณต้องคิดดูก่อนว่า คุณอยากได้ข้อมูลอะไรที่เป็นส่วนสำคัญ กิจการที่ขายอะไหล่รถ ยี่ห้อรถก็จะเป็นเรื่องสำคัญลำดับที่ 1 กิจการที่ขายวัสดุก่อสร้าง ชนิดของวัสดุ จะเป็นเรื่องสำคัญลำดับที่ 1 กิจการขายเสื้อผ้า ยี่ห้อจะเป็นเรื่องสำคัญลำดับที่ 1 เป็นต้น
2. สินค้าคุณมีคุณสมบัติอะไรบ้าง สี ขนาด ฯลฯ ให้เลือกเฉพาะส่วนสำคัญๆ เท่านั้น
3. สินค้าแต่ละอย่างมีแยกย่อยมากน้อยขนาดไหน
มาเริ่มสร้างรหัสกัน
1) สมมุติว่า เป็นกิจการขายอะไหล่รถยนต์ เราจะให้ยี่ห้อเป็นความสำคัญลำดับที่ 1 ผมจะให้รหัสนี้มาความยาว 2 หลัก ตั้งแต่ 01-99 ก็จะได้ 99 ยี่ห้อ
01 = โตโยต้า
02 = ฮอนด้า
03 = นิสสัน
2) รุ่นรถ แต่ละยี่ห้อจะมีรุ่นมากมาย ผมจะให้มีความยาว 3 หลัก คือ แต่ละยี่ห้อจะมีรถทั้งหมดไม่เกิน 999 รุ่น ผมจะยกตัวอย่างรุ่นของรถยี่ห้อฮอนด้า
001 = แอคคอร์ท ปี 90-94
002 = แอคคอร์ท ปี 95-2000
003 = แอคคอร์ท ปี 2000-2005
3) ต่อไปจะเป็นชนิดของอะไหล่ เช่น ไส้กรอง น้ำมันเครื่อง สายพาน ส่วนนี้ผมจะให้มีความยาว 4 หลัก ตั้งแต่ 0001-9999 ก็จะได้ 9999 ชนิด
0001 = ไส้กรอง
0002 = ผ้าเบรค หน้าซ้าย
0003 = ผ้าเบรค หน้าขวา
เมื่อเราจะสร้างรหัสสินค้าของผ้าเบรคหน้าขวาของรถยนต์ฮอนด้าแอคคอร์ด ปี 95 เราก็จะได้รหัสเป็น 020020003 เป็นต้น
ลองนำแนวทางนี้ไปประยุกต์ใช้งานกันดูนะครับ
