หลังจากที่กิจการได้คำนวณเงินเดือน ภาษี ประกันสังคมของพนักงานแต่ละคนเสร็จแล้ว ก็จะต้องออกใบแจ้งเงินได้ให้พนักงาน ให้เขาได้ทราบว่าเดือนนี้ได้รับค่าจ้างรวมเป็นเงินเท่าไร มีรายได้หรือรายการหักอะไรบ้าง และใช้เป็นหลักฐานในการจ่ายเงินเดือนให้พนักงานอีกด้วย
โดยทั่วไปก็จะพิมพ์ลงฟอร์มใบแจ้งเงินได้ หรือ Payslip แล้วก็นำไปแจกจ่ายให้พนักงานแต่ละคน อีกรูปแบบหนึ่งที่เริ่มนำมาใช้งานกันคือ E-Payslip เป็นการส่งใบแจ้งเงินได้ในรูปแบบของอีเมล จัดส่งให้พนักงานแทนการพิมพ์กระดาษ การเปิดดูจะต้องมีรหัสผ่านที่กิจการจะเป็นผู้กำหนดขึ้นว่าจะใช้รหัสในรูปแบบใด อาทิ รหัส 5 ตัวท้ายของเลขบัญชีธนาคาร วันเดือนปีเกิดของพนักงาน เป็นต้น
ข้อดีของ Payslip แบบที่พิมพ์ลงฟอร์ม พนักงานสามารถเปิดดูได้ทันที โดยไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์หรือมือถือ กิจการมีหลักฐานในการจ่ายเงินได้ในรูปของเอกสาร ข้อเสียคือเอกสารอาจสูญหาย หรือมีผู้อื่นเห็นข้อมูลได้
สำหรับข้อดีของ E-Payslip กิจการไม่ต้องแจกจ่ายโดยตรง ส่งเอกสารในรูปแบบของอีเมลให้พนักงาน มีรหัสผ่านป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเปิดดู ข้อเสียคือพนักงานไม่สามารถเปิดดูได้ทันที ของดูผ่านคอมพิวเตอร์หรือมือถือ และเมื่อจะใช้ใบแจ้งเงินเดือนเป็นหลักฐานก็จะต้องสั่งพิมพ์ออกมาด้วยตนเอง
ใบแจ้งเงินได้ในแต่ละรูปแบบก็จะเหมาะสมในแต่ละกิจการ ซึ่งสามารถปรับใช้งานได้ตามต้องการ สำหรับโปรแกรมเงินเดือน EASY-ACC Payroll จะมีให้เลือกทั้ง 2 รูปแบบ ทั้งแบบพิมพ์ลงฟอร์มใบแจ้งเงินได้ หรือ ส่งเป็น E-Payslip หรือ เลือกจะจัดส่ง E-Payslip เฉพาะพนักงานที่มีอีเมลก็ได้ แล้วแต่ความต้องการของกิจการ
