การนำเข้าข้อมูล (Import) คือ การนำ "รายการเคลื่อนไหวประจำวัน (Transactions)" เช่น การซื้อ-ขาย จ่ายเงิน หรือรับชำระเงินจากระบบอื่น มาใส่ในโปรแกรม EASY-ACC อัตโนมัติ ผ่านไฟล์ CSV และใช้โปรแกรม ecimport32.exe ในการนำเข้าข้อมูล ซึ่งช่วยลดเวลาคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อนและลดความผิดพลาด (Human Error) ได้อย่างมาก
การเตรียมข้อมูล แนะนำให้คุณเปิดโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อพิมพ์ข้อมูลลงไปทีละคอลัมน์ให้ตรงตามโครงสร้าง เมื่อเสร็จแล้วจึงกด Save as เลือกนามสกุลไฟล์เป็น CSV (Comma delimited)
สำหรับต้นแบบไฟล์ CSV และโปรแกรม ecimport32.exe คุณสามารถดาวน์โหลดได้จากท้ายบทความนี้ จากนั้นให้ทำการแตก Zip ไฟล์ ในส่วนการเตรียมข้อมูล จะแยกเป็น 2 ข้อมูล คือ ข้อมูลทางด้านเจ้าหนี้ และข้อมูลทางด้านลูกหนี้ ดังนี้
1. การเตรียมข้อมูล "เจ้าหนี้และค่าใช้จ่าย" (รูปแบบจะอยู่ในไฟล์ `ecimport_ap.csv`)
การนำเข้าข้อมูลเจ้าหนี้ จะใช้สำหรับบันทึกรายการซื้อ บิลค้างจ่าย หรือการจ่ายชำระหนี้ โดยมีลำดับคอลัมน์ทั้งหมด 20 คอลัมน์ ดังนี้ครับ:
ลำดับคอลัมน์ใน Excel ที่ต้องจัดเรียง (ห้ามสลับที่):
1. วันที่ (บังคับ): รูปแบบ DD/MM/YY โดย ปีต้องเป็น พ.ศ. เช่น `22/06/69`
2. CD (บังคับ): ประเภทรายการ (อธิบายรายละเอียดด้านล่าง)
3. รหัสเจ้าหนี้ (บังคับ): รหัสเจ้าหนี้ที่มีอยู่ในระบบ เช่น `L001`
4. เลขที่ใบกำกับ (บังคับ): เลขที่บิล/เอกสาร เช่น `7878111`
5. คลัง: รหัสคลังสินค้า เช่น `001`
6. รหัสบัญชี (บังคับ): รหัสบัญชีค่าใช้จ่าย/เจ้าหนี้ เช่น `5010`
7. จำนวนเงิน: ยอดเงิน
8. ส่วนลดรับ: จำนวนเงินส่วนลด
9. ภาษีซื้อ: อัตราภาษี เช่น `7%`
10. หมายเหตุ: ข้อความอธิบาย
11. ครบกำหนด: (บังคับถ้า CD=A) วันที่ครบกำหนดชำระ (DD/MM/YY)
12. เลขที่จัดลำดับภาษี
13. วันที่ยื่นภาษี (DD/MM/YY)
14. รหัสบัญชีธนาคาร: (บังคับถ้า CD=H)
15. เลขที่เช็ค: (บังคับถ้า CD=H)
16. ลงวันที่ (บนเช็ค): (บังคับถ้า CD=H) (DD/MM/YY)
17. รหัสบัญชีอื่นๆ: (บังคับถ้า CD=X)
18. อ้างอิง#: (บังคับถ้า CD=X)
19. วันที่จ่ายเงิน: (บังคับถ้า CD=X) (DD/MM/YY)
20. จำนวนเงินยกเว้นภาษี
วิธีการกำหนดประเภทรายการ (คอลัมน์ CD) และข้อมูลที่ต้องเตรียมเพิ่ม:
ถ้าใส่ `A` (ตั้งเจ้าหนี้): เป็นการบันทึกตั้งหนี้จากการซื้อสินค้า คุณต้องใส่วันที่ในคอลัมน์ที่ 11 (ครบกำหนด) ด้วยเสมอ
ถ้าใส่ `C` (จ่ายเงินสด): เป็นการบันทึกตัดจ่ายด้วยเงินสด ไม่ต้องใส่เงื่อนไขพิเศษอะไรเพิ่มเติม
ถ้าใส่ `H` (จ่ายด้วยเช็ค): คุณต้องกรอกข้อมูลเช็คในคอลัมน์ที่ 14, 15 และ 16 (รหัสธนาคาร, เลขเช็ค, วันที่บนเช็ค)
ถ้าใส่ `X` (จ่ายด้วยวิธีอื่นๆ): คุณต้องระบุข้อมูลในคอลัมน์ที่ 17, 18 และ 19 (รหัสบัญชีอื่น, เลขอ้างอิง, วันที่จ่าย)
2. การเตรียมข้อมูล "ลูกหนี้และรายได้" (รูปแบบจะอยู่ในไฟล์ `ecimport_ar.csv`)
การนำเข้าด้านลูกหนี้ จะใช้สำหรับบันทึกรายการขาย บิลตั้งเบิก หรือการรับชำระเงินจากลูกค้า โดยมีลำดับคอลัมน์ทั้งหมด 22 คอลัมน์ ดังนี้ครับ:
ลำดับคอลัมน์ใน Excel ที่ต้องจัดเรียง (ห้ามสลับที่):
1. วันที่ (บังคับ): รูปแบบ DD/MM/YY โดย ปีต้องเป็น พ.ศ. เช่น `22/07/69`
2. CD (บังคับ): ประเภทรายการ
3. เลขที่ใบกำกับ (บังคับ): เลขที่บิล เช่น `889911`
4. คลัง: รหัสคลัง (001-150) เช่น `001`
5. รหัสลูกค้า (บังคับ): รหัสลูกค้าในระบบ เช่น `D10105`
6. รหัสบัญชี (บังคับ): รหัสบัญชีรายได้/ลูกหนี้ เช่น `4010`
7. จำนวนเงิน
8. ส่วนลดจ่าย
9. ภาษีขาย: อัตราภาษี เช่น `7%`
10. ครบกำหนด: (บังคับถ้า CD=I) วันที่ครบกำหนด (DD/MM/YY)
11. พนักงานขาย: รหัสหรือชื่อพนักงาน
12. หมายเหตุ
13. ชื่อธนาคาร: (บังคับถ้า CD=H)
14. เลขที่เช็ค: (บังคับถ้า CD=H)
15. ลงวันที่ (บนเช็ค): (บังคับถ้า CD=H) (DD/MM/YY)
16. บัตรเครดิต: (บังคับถ้า CD=T) ชื่อ/รหัสบัตร
17. เลขที่บัตร: (บังคับถ้า CD=T)
18. หมดอายุ: (บังคับถ้า CD=T) รูปแบบ (MM/YY)
19. รายละเอียดอื่นๆ: (บังคับถ้า CD=X)
20. รหัสบัญชีอื่นๆ: (บังคับถ้า CD=X)
21. วันที่รับเงิน: (บังคับถ้า CD=X) (DD/MM/YY)
22. จำนวนเงินยกเว้นภาษี
วิธีการกำหนดประเภทรายการ (คอลัมน์ CD) และข้อมูลที่ต้องเตรียมเพิ่ม:
ถ้าใส่ `I` (ตั้งลูกหนี้): บันทึกการขายเงินเชื่อหรือเปิดบิลค้างรับ คุณต้องใส่วันที่ในคอลัมน์ที่ 10 (ครบกำหนด) ด้วยเสมอ
ถ้าใส่ `C` (รับเงินสด): บันทึกการรับชำระเป็นเงินสด
ถ้าใส่ `H` (รับเช็ค): คุณต้องกรอกข้อมูลเช็คในคอลัมน์ที่ 13, 14 และ 15 (ชื่อธนาคาร, เลขเช็ค, วันที่บนเช็ค)
ถ้าใส่ `T` (รูดบัตรเครดิต): คุณต้องกรอกข้อมูลบัตรในคอลัมน์ 16, 17 และ 18 (ชื่อบัตร, หมายเลข, วันหมดอายุ)
ถ้าใส่ `X` (รับด้วยวิธีอื่นๆ): เช่น การโอนเงิน ต้องระบุข้อมูลในคอลัมน์ 19, 20 และ 21
ข้อควรระวังในการเตรียมไฟล์ :
1. ช่องที่ไม่มีข้อมูล ห้ามลบคอลัมน์ทิ้งเด็ดขาด: หากคอลัมน์ไหนคุณไม่มีข้อมูล (เช่น ไม่มีส่วนลด หรือไม่มีหมายเหตุ) ให้ปล่อยช่องนั้นว่างไว้ใน Excel เพื่อให้โปรแกรมยังคงอ่านตำแหน่งคอลัมน์คอมม่า (,) ถัดไปได้อย่างถูกต้อง
2. อย่าพิมพ์เครื่องหมายคอมม่า (,) ลงไปในเนื้อหาข้อความ: เช่น ในช่องหมายเหตุ ห้ามพิมพ์ว่า "ชำระค่าสินค้า, ค่าบริการ" หรือ จำนวนเงิน ต้องไม่ใส่ Comma เช่น ห้ามใส่ 1,000.00 ให้ใส่ 1000.00 เพราะระบบนำเข้าจะเข้าใจผิดว่ามันคือการขึ้นคอลัมน์ใหม่
3. รูปแบบวันที่ต้องเป็น ปี พ.ศ. เท่านั้น: การกรอกวันที่ในไฟล์ CSV ทุกช่อง (เช่น วันที่เอกสาร, วันครบกำหนด, วันที่เช็ค) จะต้องใช้รูปแบบ DD/MM/YY (ปี พ.ศ. 2 หลัก) เช่น 22/07/69 ห้ามใช้ปี ค.ศ. หรือปี พ.ศ. 4 หลักเด็ดขาด"
วิธีการนำเข้า
1. เมื่อคุณเตรียมไฟล์สำหรับการนำเข้าเรียบร้อยแล้ว ให้เรียกโปรแกรม ecimport32.exe จะแสดงหน้าจอตามภาพ (ไฟล์สามารถดาวน์โหลดจากบทความนี้)
2. คลิกเลือกว่าจะนำเข้าโปรแกรมเจ้าหนี้ฯ (AP) หรือโปรแกรมลูกหนี้ฯ (AR)
3. คลิกที่ปุ่ม [...] เพื่อเลือกไฟล์ที่จะนำเข้า คลิก Next
4. กรณีที่ไม่สามารถนำเข้าข้อมูลได้ โปรแกรมจะมีข้อความแจ้งเตือน ให้คลิก OK เพื่อดูข้อผิดพลาด
5. ตัวอย่างข้อผิดพลาดที่โปรแกรมแจ้ง ให้ทำการแก้ไขแล้วทำตามขั้นตอนตาม 1. ใหม่
หมวดหมู่ 