ในการคำนวณเงินได้และภาษีของพนักงานในแต่ละเดือนนั้น ข้อมูลที่คำนวณจะต้องเป็นเงินได้และภาษีเฉพาะในเดือนนั้น ไม่สามารถที่แก้ไขใดๆ ได้ เพราะหากมีการนำส่งภาษีไปแล้ว และมีการแก้ไขตัวเลขในภายหลังก็จะทำให้ข้อมูลที่ยื่นนำส่งไป กับที่มีอยู่ในระบบไม่ตรงกัน ดังนั้นโปรแกรมเงินเดือนและค่าแรง EASY-ACC Payroll จึงจะเก็บเฉพาะยอดสะสมของรายได้ รายการหักต่างๆ แต่จะไม่มีการแก็บข้อมูลรายได้รายการหักที่บันทึกไปในแต่ละเดือนไว้ แต่บางครั้งอาจจะต้องมีการนำข้อมูลในเดือนย้อนหลังกลับมาตรวจสอบอีกครั้ง ก็เพียงแต่นำข้อมูลที่สำรองไว้ในเดือนนั้นๆ กลับมา Restore ลงไปก็จะเรียกดูได้ทันที สำหรับเทคนิคที่จะแนะนำนี้ก็จะเป็นการนำคุณสมบัติในส่วนของตัวโปรแกรม มาใช้ในการสร้างแฟ้มข้อมูลแยกเก็บไว้ในแต่ละเดือนและเรียกขึ้นมาดูได้อย่างสะดวกตลอดทั้งปี ซึ่งมีขั้นตอนและวิธีการดังนี้

1. ทำการสร้างแฟ้มข้อมูล แยกเป็นแต่ละเดือน โดยขอแนะนำในให้สร้าง Folder ใหม่ขึ้นมา และข้อมูลในแต่ละเดือนก็ให้เก็บอยู่ใน folder ใหม่นี้ เช่น สร้าง Folder ชื่อ OLDDATA ส่วน Folder ของข้อมูลที่จะเก็บแต่ละเดือนให้สร้างไว้ในใน OLDDATA โดยสร้างเป็นชื่อ มกราคม กุมภาพันธ์ ... ธันวาคม โดยจะมีแฟ้มข้อมูล datafile เป็นแฟ้มข้อมูลเดือนปัจจุบัน

2. วิธีการสร้าง Folder ให้คลิกเข้าไปที่ไดรฟ์ที่ต้องการจะสร้างข้อมูล หรือ คลิกเข้าไปที่ folder ที่ติดตั้งโปรแกรมคือ ECPAY32 แล้วคลิกเม้าส์ขวา เลือก New > Folder สร้างเป็นชื่อ OLDDATA

3. คลิกเข้าไปใน OLDDATA แล้วสร้าง Folder ใหม่อีก 12 Folder ตั้งชื่อให้เป็น มกราคม กุมภาพันธ์ ... ธันวาคม

Name:  24-1-2556%2013-10-30.png
Views: 1686
Size:  52.8 KB

4. เรียกโปรแกรม EASY-ACC Payroll จากนั้นคลิกที่ File > เลือกแฟ้มข้อมูลกิจการ และให้ทำการสร้างแฟ้มข้อมูลหลายกิจการตามวิธีการตาม Link โดยกำหนดให้ข้อมูลแต่ละเดือนให้ไปอ่านใน Folder ตามที่กำหนดไว้ในข้อ 3

สร้างแฟ้มข้อมูลหลายกิจการ

Name:  24-1-2556%2013-17-28.png
Views: 1410
Size:  28.8 KB

Name:  24-1-2556%2013-17-55.png
Views: 1402
Size:  21.7 KB

5. ในขั้นตอนต่อไป ก่อนที่จะทำการปิดบัญชีสิ้นเดือน ให้ทำการสำรองแฟ้มข้อมูลปัจจุบัน (ปกติคือ C:\ECPAY32\DATAFILE) ไว้ก่อน ตามวิธีการตาม Link จากนั้น ให้นำข้อมูลที่สำรองไว้ นำไป Restore ยัง Folder ของข้อมูลในเดือนนั้นๆ เช่น ปัจจุบันคือเดือนมีนาคม และกำลังจะทำเงินเดือนของเดือนเมษายน ก่อนที่จะปิดสิ้นเดือนเพื่อเริ่มต้นบันทึกเงินเดือนของเดือนเมษายน ก็จะต้องทำการสำรองข้อมูลก่อน ซึ่งข้อมูลที่สำรองไว้จะเป็นข้อมูลของเดือนมีนาคม หลังจากสำรองแล้ว ก็ให้นำไป restore ที่ข้อมูลเดือนมีนาคม เป็นต้น และทำแบบนี้ไปทุกๆ เดือน

การสำรองแฟ้มข้อมูล

การเรียกข้อมูลที่สำรองไว้กลับคืน (Restore)

6. เมื่อต้องการข้อมูลเดือนใดมาตรวจสอบ ก็เพียงไปคลิกเลือกข้อมูลของเดือนนั้นมา ก็จะทำให้ตรวจสอบได้ง่าย และมีข้อมูลสำรองไว้ตลอดทั้งปีอีกด้วย

หมายเหคุ ข้อมูลที่แยกไปเก็บไว้แต่ละเดือน ไม่ควรที่จะไปแก้ไขใดๆ จุดประสงค์ของการประยุกต์การใช้งานนี้เพื่อให้สามารถดูข้อมูลย้อนหลังได้ เพราะหากมีการแก้ไขข้อมูลจะไม่มีผลมาถึงในเดือนปัจจุบัน เนื่องจากข้อมูลไม่ได้ต่อเชื่อมกัน