เหตุผลที่ธุรกิจต้องจัดทำบัญชี
- เพื่อบันทึกรายการทางการเงินที่เกิดขึ้น
- เพื่อรวบรวมรายรับและรายจ่ายของกิจการ
- คำนวณกำไรหรือขาดทุนในการดำเนินงานสำหรับงวด
- นำข้อมูลทางบัญชีมาใช้วางแผน
- ใช้ข้อมูลทางการบัญชีมาในการควบคุมการปฏิบัติงาน ให้เป็นไปตามแผนงานที่วางไว้
ระบบบัญชี หมายถึง แบบแผนของการปฏิบัติงานทางการบัญชี การจัดเก็บข้อมูลทางการเงิน การจำแนกประเภทบัญชี การบันทึกบัญชี การกำหนดแบบพิมพ์เอกสารและสมุดบัญชี การจัดทำรายการ และการใช้และรักษาเอกสารและสมุดบัญชี
ระบบบัญชีมีความสำคัญต่อธุรกิจ ดังนี้
- ระบบบัญชีจะช่วยให้การบันทึกบัญชีเป็นไปอย่างครบถ้วน
- ระบบบัญชี ทำให้ได้ตัวเลขข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้อง เชื่อถือได้
- ข้อมูลที่ได้จากระบบบัญชี สามารถนำมาใช้ในการวางแผนได้ถูกต้อง
- ข้อมูลจากระบบบัญชี นำมาใช้ในการควบคุมให้การปฏิบัติงานเป็นไปตามแผน
- ข้อมูลที่ได้จากระบบบัญชี ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจทางการเงินได้
ส่วนประกอบของระบบบัญชี
- แบบพิมพ์เอกสารและรายงาน
- วิธีปฏิบัติงาน
- ผู้ปฏิบัติงาน
- เครื่องมือเครื่องใช้
งานวางระบบบัญชีมี 2 ประเภท ได้แก่
- วางระบบบัญชีใหม่ทั้งระบบ ประกอบด้วย
- กิจการที่เปิดใหม่
- กิจการที่ดำเนินงานมาแล้ว แต่ต้องการเปลี่ยนแปลงใหม่
- การปรับปรุงระบบบัญชี ซึ่งเป็นกิจการที่ดำเนินงานมาแล้ว
- ต้องการปรับปรุง ปรับปรุงบางแผนก โดยปรับปรุงในองค์ประกอบ ทั้ง4 อย่าง บางอย่างปรับปรุง
- ปรับปรุงทุกแผนก ในองค์ประกอบของระบบบัญชีบางอย่าง เช่น ปรับปรุงเฉพาะวิธีการปฏิบัติงาน
คุณสมบัติของผู้วางระบบบัญชี
- คุณสมบัติทางด้านวิชาการ คือ มีความรู้ทางด้านวิชาการทั้งภาคทฤษฎี และปฏิบัติเป็นอย่างดีได้แก่
- หลักวิชาการบัญชีทุกประเภท
- หลักการบริหารงาน
- ด้านกฎหมาย
- คุณสมบัติเฉพาะตัว ซึ่งเป็นคุณสมบัติที่อาจจะไม่มีตำราให้เรียนโดยเฉพาะ แต่จะเกิดจากความสนใจ มุ่งมั่นในการฝึกฝนให้เกิดความชำนาญ ซึ่งคุณสมบัติเฉพาะตัวได้แก่
- ความเชื่อมั่นในตนเอง
- ความสามารถในการจูงใจคน
- มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี
- สามารถนำความรู้ทางวิชาการมาอธิบาย ให้ผู้อื่นเข้าใจ
- เข้าใจการใช้เครื่องมือเครื่องใช้ต่าง ๆ ได้ดี
หลักการบริหารงาน มีความสำคัญต่องานวางระบบบัญชี คือผู้วางระบบบัญชีจะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ทางด้านหลักการบริหารงาน เพราะการวางระบบบัญชีต้องนำหลักการบริหารงานมาใช้ เพื่อให้การปฏิบัติงานตามระบบบัญชีเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ดังนี้
- การจัดทำผังการแบ่งงาน(OrgniZation Chart) ซึ่งการวางระบบบัญชี จะต้องจัดทำผัง การแบ่งงานไว้อย่างชัดเจน ทำให้เห็นภาพรวมของกิจการได้
- การกำหนดทางเดินทางของงาน ทางเดินของงานและเอกสารที่เหมาะสมจะทำให้การปฏิบัติงาน ตามระบบบัญชีเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ถ้าผู้วางระบบบัญชีไม่มีความรู้ด้านการบริหาร ก็จะไม่สามารถกำหนดทางเดินของงานให้สอดคล้องกับผังทางเดินเอกสารตามระบบบัญชีได้
- การจัดบุคคลเข้าทำงานในตำแหน่งต่าง ๆ ให้เหมาะสม
- การคัดเลือกเข้าทำงาน ตามระบบบัญชี
- การมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบ
ขั้นตอนของการวางระบบบัญชี มีดังนี้
- การสำรวจสภาพทั่วไป ซึ่งสำรวจในเรื่อง
- ลักษณะทั่วไป
- ผังการแบ่งงาน
- รายงานทางการเงิน
- การควบคุมภายใน
- ผังบัญชีและสมุดบัญชี
- เครื่องมือเครื่องใช้
- การร่างระบบบัญชีใหม่ โดย
- กำหนดประเภทของบัญชี
- กำหนดแบบพิมพ์
- กำหนดชนิดของสมุดบัญชี
- กำหนดทางเดินของงาน
- กำหนดเครื่องมือเครื่องใช้
- กำหนดชนิดรายงานทางการเงิน
- การนำระบบบัญชีใหม่ออกใช้ปฏิบัติ
- การติดตามผล
ตอบพร้อมอ้างอิงข้อความเดิม
