11 Attachment(s)
การเตรียมพร้อมสำหรับการเริ่มต้นใช้โปรแกรมบัญชี EASY-ACC ในปี 2556
การปิดบัญชีสิ้นปีเพื่อเริ่มต้นงานปี 2556 หรือ มีข้อความ "วันที่บันทึกไม่ถูกต้อง..."
สำหรับผู้ที่ใช้งานโปรแกรม EASY-ACC ที่จะบันทึกรายการของปี 2556 แล้วปรากฏข้อความเตือนว่า
"วันที่บันทึกไม่ถูกต้อง หรือไม่อยู่ในงวดบัญชี" แสดง ว่าท่านยังไม่ทำการปิดบัญชีสิ้นปี ดังนั้นก่อนจะเริ่มต้นบันทึกรายการค้าที่ลงวันที่เป็นปี 2556 จะต้องทำการปิดบัญชีสิ้นปีเสียก่อน
Attachment 400
ในการปิดบัญชีสิ้นปีนั้น คุณสามารถบันทึกรายการค้าของปี 2555-2556 ได้ แต่จะบันทึกรายการของปี 2554 ไม่ได้
ก่อนจะเริ่มต้นการปิดบัญชีและสำรองข้อมูล กรณีที่คุณใช้งานบนระบบ LAN จะต้องแจ้งให้ทุกคนออกจากโปรแกรม EASY-ACC ให้หมด ยกเว้นเครื่องที่จะใช้ทำการสำรองข้อมูล และปิดบัญชีสิ้นปีเท่านั้น (จะต้องมีเครื่องที่เรียกโปรแกรม EASY-ACC เพียง 1 เครื่องในการทำขั้นตอนนี้)
***ใน กรณีที่ไม่มีข้อมูลในปี 2554 ที่จะต้องบันทึก สามารถปิดบัญชีได้เลยโดยไม่ต้องรอให้ถึงวันสิ้นปี เพราะโปรแกรมสามารถบันทึกข้อมูลได้ 2 ปี ดังนั้น หลังจากที่ปิดบัญชีไปแล้วท่านยังคงบันทึกข้อมูลในปี 2555 ได้ตามปกติ***
สำหรับผู้ใช้งานบนระบบ LAN โปรดอ่าน
ให้ตรวจสอบให้แน่ใจก่อนว่าไม่มีเครื่องใดเรียกใช้งานอยู่ ยกเว้นเครื่องที่จะทำการปิดบัญชีสิ้นปีเท่านั้น เพราะหากมีเครื่องใดเปิดค้างอยู่วันที่เริ่มต้นงวดจะไม่เปลี่ยนให้ แม้จะปิดบัญชีไปแล้วก็ตาม ทำให้คุณเข้าใจว่ายังไม่ได้ปิดบัญชีสิ้นปี และไปปิดซ้ำอีกครั้งโดยไม่ตั้งใจ ขอให้ระมัดระวังในจุดนี้ด้วยครับ
ขั้นตอนการปิดบัญชีสิ้นปี
ก่อนจะปิดบัญชีสิ้นปี คุณควรจะทำการสำรองข้อมูลของปี 2555 ให้เรียบร้อยเสียก่อนตามขั้นตอนดังนี้ ไปที่รายการ FILE > สำรองแฟ้มข้อมูล(จากโปรแกรม EASY-ACC โปรแกรมใดก็ได้)
Attachment 401
1.เลือกรายการสำรองแฟ้มข้อมูล แล้วคลิก Next
Attachment 402
2.จากนั้นให้ระบุตำแหน่งที่ต้องการจะเก็บไฟล์สำรองไว้ ซึ่งโปรแกรม EASY-ACC จะกำหนดชื่อไฟล์สำรองเป็น <ปีเดือนวัน>.ZIP
Attachment 403
3.จากนั้นจอภาพยืนยันการสำรองจะแสดงขึ้นมาให้คลิก "BACKUP!"
Attachment 404
4.เมื่อเสร็จเรียบร้อยจอภาพจะแสดงตามรูป
Attachment 405
5.เมื่อสำรองข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้ไปที่รายการ Period > ปิดบัญชีสิ้นปี ทุกโปรแกรม โดยทำทีละโปรแกรม
Attachment 406
Attachment 407
6.จอภาพสิ้นบัญชีสิ้นปี จะแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับการปิดบัญชี โดยก่อนที่จะปิดขอให้อ่านข้อความให้แน่ใจว่าหลังจากที่ปิดแล้ววันที่เริ่มต้นงวดจะเปลี่ยนเป็น 01/01/2556 ในกรณีที่วันที่เริ่มต้นงวดหลังจากที่ปิดแล้วระบุเป็นปีอื่นแสดงว่าคุณได้ ปิดบัญชีสิ้นปีไปแล้ว ห้าม..ทำการปิดซ้ำโดยเด็ดขาด !!
Attachment 408
Attachment 409
Attachment 410
ปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในการปิดบัญชีสิ้นปี และการแก้ไข
● กรณีที่คุณทำการปิดบัญชีสิ้นซ้ำ ทำให้วันที่เริ่มต้นงวดไม่เป็น 01/01/56 วิธีการแก้ไขคือให้นำข้อมูลที่สำรองไว้กลับมาลงใหม่แล้วทำการปิดบัญชีสิ้นปี ใหม่อีกครั้งหนึ่ง
● หลังจากที่ปิดบัญชีสิ้นปีแล้วปรากฏว่า สินค้าคงเหลือก่อนปิดและหลังปิดบัญชีมีจำนวนไม่เท่ากัน ให้แก้ดังนี้
● 1. นำข้อมูลที่สำรองไว้กลับมาลงใหม่
● 2. ทำการแก้ไขแฟ้มข้อมูลที่เสียหาย โดยไปที่รายการ OTHER > แก้ไขแฟ้มข้อมูลที่เสียหาย เลือกวิธีการเป็นแบบ FULL
● 3. นำข้อมูลมาประมวลผลใหม่ที่รายการ OTHER > นำข้อมูลมาประมวลผลใหม่
● 4. ทำการปิดบัญชีสิ้นปีอีกครั้งหนึ่ง
1 Attachment(s)
Re: การเตรียมพร้อมสำหรับการเริ่มต้นใช้โปรแกรมบัญชี EASY-ACC ในปี 2556
คำถาม
อยากทราบว่าทำไมเราปิดบัญชีสิ้นปีแล้ว ทำไมมันยังขึ้นว่า "วันที่บันทึกไม่ถูกต้อง หรือไม่อยู่ในงวดบัญชี" อีกค่ะ
คำตอบ
เข้าไปที่หัวข้อปิดบัญชีสิ้นปีอีกครั้ง ลองสังเกตตามรูปนะครับว่าเป็น 01/01/56 หรือไม่ ถ้าไม่ใช่แสดงว่ายังไม่ได้ปิดบัญชี หรือถ้าเกินกว่าปี 56 เช่น 57 หรือ 58 แสดงว่าปิดบัญชีเกิน
Attachment 460
หากปิดบัญชีเกิน จำเป็นต้องนำแฟ้มข้อมูลที่สำรองไว้กลับมาใช้และปิดบัญชีใหม่ให้ถูกต้องครับ
หรือถ้าทุกอย่างถูกต้องแล้ว ลองดูที่ปิดบัญชีสิ้นเดือน ว่ามีการ lock วันที่หรือไม่ครับ
